Gestão de Eventos

A ilustração abaixo, mostra como trabalhamos um evento

Clique nos botões abaixo e conheça os detalhes de cada ítem do círculo.

Planejamento Estratégico

Concepção e Design

Captação de Recursos

Gestão Científica

Gestão de Inscrições e Trabalhos

Exposição

Visibilidade

Gestão de Fornecedores

Gestão Financeira

Gestão Verde

Operação do Evento

Pós-Evento

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

Formatação do evento;
Levantamento dos possíveis locais com visitas técnicas;
Levantamento de soluções, tecnologias e inovações;
Planejamento da ocupação e forma de utilização dos espaços;
Elaboração do Cronograma de Atividades e Agenda de Coordenação e Acompanhamento;
Levantamento da Estrutura Operacional;
Levantamento dos serviços necessários;
Elaboração do orçamento preliminar.

CONCEPÇÃO E DESIGN

Provocação de diferentes visões para elaborar a formatação do evento que atenda os objetivos do promotor e ao mesmo tempo, proporcione uma experiência surpreendente na participação, combinando criatividade, planejamento, inovação, tecnologia e experiência.

Na prática, é um documento que irá nortear toda a estratégia e as ações empreendidas.

CAPTAÇÃO DE RECURSOS

Desenvolvimento do projeto de captação de patrocínio, sugerindo novos formatos de oportunidades comerciais;
Pesquisa de potenciais patrocinadores e apoiadores;
Elaboração dos contratos de patrocínio e apoio; acompanhamento do processo de assinatura dos mesmos, atendendo as exigências de documentação por parte do patrocinador;
Apoio na elaboração de projetos para captação de recursos em agências de fomento e demais fontes financiadoras;
Acompanhamento do cumprimento financeiro, exigências e contrapartidas negociadas no contrato de patrocínio;
Elaboração do relatório de prestação de contas das contrapartidas acordadas para os patrocinadores.

GESTÃO CIENTÍFICA

Envio de convite a palestrantes e convidados;
Gestão de confirmação de presença;
Planejamento da programação, otimizando horários, ocupação dos espaços e aproveitamento dos recursos;
Gestão de informações dos palestrantes e convidados para atualização nos diversos canais de comunicação;
Coordenação do receptivo (passagens, traslado, hospedagem) dos palestrantes;
Acompanhamento durante o evento para atender os palestrantes, junto com a Comissão Organizadora.

GESTÃO CIENTÍFICA

Auxílio na construção do site do evento com sistema de gerenciamento de inscrições e trabalhos científicos;
Sistema online de recebimento de trabalhos científicos, resumos, avaliação e trabalhos completos;
Acompanhamento do recebimento e resposta de e-mails referentes às inscrições e trabalhos;
Atendimento aos participantes por telefone e WhatsApp;
Certificado online na área restrita do participante.

EXPOSIÇÃO

Elaboração da planta da exposição;
Pesquisa de potencias expositores;
Elaboração e envio de contratos de locação de estandes;
Gestão dos contratos e pagamentos nos vencimentos programados;
Elaboração e envio do Manual do expositor;
Orientação e suporte ao expositor;
Auxílio no fornecimento de serviços extras demandados pelos expositores (recepcionistas, alimentação, segurança, internet, etc.)

VISIBILIDADE

Elaboração da estratégia de divulgação do evento;
Desenvolvimento da identidade do evento bem como seu conceito e linha de comunicação;
Desenvolvimento das peças de comunicação (logo, padrões, materiais de divulgação, cadernos de captação de patrocínio, material de sinalização);
Gestão das redes sociais (geração de materiais para publicação, agenda de postagens);
Acompanhamento da confecção das artes finais;
Acompanhamento da produção gráfica;
Coordenação da divulgação do marketing digital.

GESTÃO DE FORNECEDORES

Seleção de fornecedores estratégicos que possam atender as necessidades levantadas no planejamento do evento;
Tomada de preços com pelo menos 3 fornecedores diferentes;
Negociação com valores, prazos e condições;
Formalização e acompanhamento do contrato com os prestadores de serviços;
Detalhamento e orientação dos fornecedores para a prestação dos serviços no evento.

GESTÃO FINANCEIRA

Elaboração de Planilha com Previsão de Entradas e Saídas;
Inscrições, Patrocínios, Expositores, Fornecedores, Fontes Terceiras
Acompanhamento e Cobrança dos Valores Recebidos e a Receber;
Elaboração do Relatório Financeiro Final do Evento.

GESTÃO VERDE

Sugestão de ações para redução do impacto ambiental do evento;
Redução e coleta inteligente do lixo gerado, com destino às entidades e empresas que operam a reciclagem;
Criação de produtos reutilizáveis para serem disponibilizados aos participantes, valorizando dos resíduos sólidos;
Elaboração do relatório com indicadores do impacto ambiental do evento bem como as ações compensatórias.

OPERAÇÃO DO EVENTO

INFRAESTRUTURA

Acompanhamento dos serviços contratados;
Arrumação e disposição das salas (layout, decoração, climatização, iluminação, equipamentos);
Acompanhamento de toda montagem e desmontagem da estrutura evento.

ATIVIDADES

Secretaria;
Credenciamento in loco e recepção aos participantes;
Acompanhamento da programação com controle dos horários e fluxo de participantes;
Manutenção da limpeza das salas e áreas comuns ao evento;
Acompanhamento da programação social;
Controle dos serviço de alimentação e atrações.

COORDENAÇÃO DO CERIMONIAL E PROTOCOLO

Elaboração do cerimonial;
Recebimento de autoridades.

SECRETARIA CIENTÍFICA

Recepção dos palestrantes e convidados;
Controle de entrega de material na mídia desk;
Suporte ao palestrante no auditório;
Atendimento personalizado aos convidados e palestrantes durante a sua estada na cidade durante os dias do evento.

EXPOSIÇÃO

Acompanhamento da montagem;
Coordenação da chegada dos expositores, entrega de credencial e atendimento.

PÓS EVENTO

Redação do Relatório Final;
Prestação de contas de patrocinadores, expositores e apoiadores;
Elaboração da carta de agradecimento de participação aos palestrantes, expositores, patrocinadores e participantes;
Realização da sessão Lições Aprendidas, que compreende uma lista de sugestões de melhorias e insights para a realização das próximas edições.